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Con todo el trabajo de preparación (Cómo Fortalecer Sus Habilidades de Facilitador de RCA: Parte 1) detrás de usted, usted ya está listo para comenzar a facilitar un Apollo Análisis Causa Raíz™. Siga los siguientes pasos para asegurar un proceso sin problemas y un resultado exitoso. facilitation2

Paso 1. Introducciones

En primer lugar, hacer algunas introducciones y acomodar el sitio. Cubra cosas tales como:

  • Introducir a todos
  • Hablar sobre las directrices de la reunión: por ejemplo, cuándo tomar descansos, cuando atender el teléfono y política sobre el correo electrónico , etc.
  • El objetivo: estamos aquí para solucionar el problema, no para encontrar culpables
  • Una revisión del método Apollo para aquellos que no estén familiarizados con él (tomarse de 15 a 45 minutos, dependiendo de la audiencia)
  • Su papel como facilitador: puede que tenga que “dirigir el tráfico”o cambiar la dirección de las discusiones para ayudarles a descubrir más causas o para llegar a soluciones efectivas.

Paso 2. Cronología

Ahora es el momento de capturar la “historia”.  ¿Qué ha ocurrido para que todos ustedes estén aquí ahora? Obtenga varias narrativas de distintas personas, y desarrolle una cronología de los eventos conforme vaya avanzando.

Esta cronología será de gran utilidad. Debe revelar el evento o tema que se convierte en su principal efecto o punto de partida, y asegura que todos los elementos más allá de este punto de partida capturan los problemas que tenga el grupo.

En el siguiente ejemplo, si empiezo de T1 voy a descubrir por qué dejé mi iPad en el baño. Sin embargo, si empiezo a T7 voy a descubrir por qué mi proceso de verificación no funcionó como yo desee.

table2

Mientras que el tiempo que se produce cada evento es importante, puede ser que no siempre se conozca. En estos casos, puede representar la secuencia de tiempo simplemente como T1 , T2 y así sucesivamente.

Paso 3. Definir el problema

Ahora está listo para definir el problema. A menudo, la definición del problema sale fácilmente y todo el mundo está de acuerdo. Sin embargo, a veces usted encontrará que el grupo no puede llegar a un Efecto Primario. En este caso, como facilitador , es su trabajo para reagruparse y hacer algunas preguntas acerca de por qué todo el mundo está interesado en el tema. A menudo, se trata de dinero.

Una cosa que usted no desea hacer es conseguir estar atarado tratando de encontrar el punto de partida perfecto. Me recuerda un dicho que escuché una vez :

Estimados Optimista y Pesimista,

Mientras usted estaba tratando de decidir si el vaso estaba medio vacío o medio lleno, ¡yo me lo bebí!

Sinceramente,

El Realista

El método de Apollo Análisis Causa Raíz™ es lo suficientemente robusto como para manejar un punto de partida imperfecto. Si el problema cambia o evoluciona a medida que avanza, simplemente lo dejó como un nuevo punto de partida. Ajuste el gráfico y ¡continue!

Ahora que usted tiene un problema definido, con su impacto bien entendido, está listo para iniciar el proceso de los gráficos. El equipo también debe saber ahora por qué están aquí, y la cantidad de tiempo y dinero que puede ser gastado en la investigación.

Si se ha perdido la primera parte de este artículo, usted puede leerlo aquí.

¿Quiere saber más sobre el método de Apollo Análisis Causa Raíz™? Nuestro curso de 2 días para Facilitadores de Análisis de Causa Raíz es perfecto para cualquier persona que necesite entender fundamentos del proceso de como resolver un problema y cómo facilitar una investigación efectiva.

Un facilitador realizando un análisis de causa raíz usando el método Apollo realiza un papel crucial durante una investigación. Estos son algunos consejos y pasos a tener en cuenta a la hora facilitar:

Durante muchos años, he oído en varias ocasiones que “el método Apollo sólo se utiliza para grandes investigaciones serias.” Esta declaración siempre me hace sonreír – porque es completamente falso. Un análisis de causa raíz (RCA, por sus siglas en Inglés) por el método Apollo se puede realizar en cualquier problema, grande o pequeño, siempre y cuando el facilitador correcto este presente. En este artículo, primera de dos partes, explora las estrategias y procesos que un facilitador debe tener en cuenta cuando se avanza en una investigación. rca_facilitation

Quien Sea Puede Facilitar

En mis clases de entrenamiento de; método Apollo, siempre pregunto si alguien es un facilitador certificado. Yo sólo he recibido un solo “sí” de los cerca de 2.000 alumnos que han asistido a mis cursos . Esta persona se habrá capacitado en la manera de gestionar un grupo con diferentes personalidades; cómo avanzar a un grupo hacia una meta; cómo ser justo y firme; etcétera.

Sí, todas estas son habilidades valiosas para aprender. Y, en un mundo ideal, cada facilitador tendría el tiempo y los recursos para completar la formación. Pero usted puede facilitar un análisis de causa raíz usando el método Apollo sin esta certificación.

Facilitar RCAs requiere flexibilidad, sin embargo, también es necesario cumplir con un esquema estándar. Mientras que cada RCA tiene su propio camino, por lo general se adhieren a estos pasos principales:

  1. Recopilar información
  2. Definir el problema
  3. Crear un RealityChart
    1. Fase uno: Crear el RealityChart
    2. Fase dos: terminar y formalizar el RealityChart
  4. Identificar soluciones
  5. Finalizar el informe

El proceso, según lo establecido anteriormente en su formato básico, puede parecer un poco intimidante para alguien que nunca ha facilitado un RCA anteriormente. En particular, si usted está contendiendo con otros sentimientos, como estar ansioso frente a una multitud, o sentirse responsable por el resultado . Usted tendrá que hacer frente a estas últimas cuestiones a su propia manera.

Lo que puede hacerse cargo es de encontrar una manera de dar forma a un grupo de personas dispares formando un equipo altamente funcional, que compartan el objetivo común de alcanzar una solución . Siguiendo estos pasos, usted puede prepararse para un proceso de facilitación sin problemas.

PREPARANDOSE PARA UNA FACILITACIÓN

Paso 1. Familiarícese con el método Apollo.

Primero, asegúrese de que está familiarizado con el método de Apollo, después de todo, es lo que estamos tratando de facilitar . Si necesita una revisión, el centro de aprendizaje de RealityCharting  es un gran lugar para visitar para recapitular sobre lo básico. Aquí, usted puede completar un escenario simulado para realmente poner a punto su comprensión del proceso. También sería una buena idea revisar las directrices de facilitación en el manual que recibió con su entrenamiento inicial. Se da una excelente visión general de todo el proceso.

Paso 2. Reúna sus materiales.

Abastecerse de notas “post-it”  y obtener de los buenos, los súper pegajosos que permanecerán en la pared.

Le sugerimos que utilice notas “post-it” en lugar de un ordenador para realizar el análisis, ya que ayuda a mejorar la realidad común. Con notas “post-it”, todos los participantes pueden ver lo que está pasando.

Si usted piensa que el análisis tomará unos días, obtenga múltiples colores de notas “post-it” para que pueda distinguir fácilmente entre los cambios en el gráfico creado en diferentes días o en diferentes momentos.

Asegúrese de que la sala en la que se está trabajando cuente con bastante espacio en la pared. Y si las paredes no son adecuadas para las notas, pegue papel con cinta adhesiva en la pared primero  y luego pegue sus “post-its” . El uso de papel puede proporcionar la ventaja adicional de hacer el gráfico fácil de quitar y llevarse con usted. Si se trata de temas sensibles , se puede enrollar y llevar con usted al final del día.

Paso 3. Prepare a los participantes.

Asegúrese de que todos los participantes sepan qué esperar antes de comenzar un RCA. Un RCA puede requerir un compromiso de tiempo considerable, por lo que hay que dejar claro desde el principio que se puede requerir mucho de su tiempo.

Paso 4. Reuna información.

Cuanta más información se tiene desde el principio, mejor será el proceso.

Puede que ya tenga la información a la mano en forma de imágenes, correos electrónicos, informes, declaraciones de testigos, y así sucesivamente . Puede haber alguna evidencia física útil . Solicitar pruebas de las personas adecuadas, recopilar y almacenar todo en un solo archivo.

También puede optar por llevar a todo el equipo para ver la zona objeto de la investigación, de modo que todos tengan una idea clara en mente acerca de lo que está discutiendo.

Tenga en cuenta que, no importa cuánto se esfuerces, siempre faltará información.  Esto no es un problema. Usted puede llamar a alguien, investigarlo en el momento, o anotar una acción para que alguien pueda recoger la evidencia despues.

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