Autor: Amir Datoo

Microsoft Excel es una herramienta increíble, pero tiene sus limitaciones y defectos para los ingenieros que no están entrenados en programación de computadoras.

El principal problema con Excel para la gestión de programas de mantenimiento es simple, sin embargo, es en gran medida inevitable. Se llama error humano. No importa lo fastidioso que seas al crear una hoja de cálculo, una sola línea de datos que se ingresa incorrectamente -o, peor aún, una fórmula incorrecta definida por el usuario- puede tener grandes implicaciones en lo que sigue.

De hecho, un estudio de Raymond Panko ha encontrado que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores. bigstock--124618859

Estas tasas de error son completamente coherentes con las tasas de error encontradas en otras actividades humanas. Con tasas de error de celdas tan altas, la mayoría de las hojas de cálculo grandes tendrán múltiples errores, e incluso hojas de cálculo relativamente pequeñas de “borrador” tendrán una probabilidad significativa de error. 

Cuando se trata de mantenimiento, estos pequeños errores pueden acumularse rápidamente.

Piense en un proyecto de mantenimiento multimillonario. Un gerente de mantenimiento introduce inconscientemente algunas estimaciones de costos incorrectas. Las decisiones se toman sobre la base de los cálculos resultantes de estos datos incorrectos, y la maquinaria no se mantiene cuando debería ser.

O, la ecuación para la probabilidad de falla no está muy bien. De acuerdo con la hoja de cálculo, una pieza importante de equipo no es probable que falle en el corto plazo, por lo que se retrasa el mantenimiento. ¡Vaya! El equipo falla y toda la planta necesita ser parada. El tiempo de parada cuesta decenas de miles al día.

Sí, Excel se puede utilizar para crear enlaces entre diferentes hojas, desarrollar relaciones jerárquicas y crear pivotes simples. Incluso puede ejecutar complejas simulaciones de Monte Carlo para determinar prosibilidades probabilísticas de falla de activos. Es flexible y fácilmente adaptable. Pero, ¿puede su organización permitirse el riesgo de errores compuestos debido a datos introducidos incorrectamente o a una fórmula defectuosa?

Hacer sentido de la gestión del trabajo

Como cualquier ingeniero de mantenimiento o gerente sabrá, la gestión del trabajo es una pieza crítica del rompecabezas de mantenimiento. Se trata de evaluar su equipo, decidir qué necesita hacer con él, programar el trabajo, completar el trabajo y, finalmente, revisar sus acciones.

Usted tendría dificultades para encontrar una organización que no tiene un buen proceso de gestión del trabajo en su lugar. Y existe una serie de sistemas de software empresariales para ayudar a administrar la actividad (piense en SAP PM o Maximo).

Sin embargo, estos sistemas empresariales caen en un área crucial: la Gestión de Estrategias de Activos. El Análisis de Confiabilidad no está integrado en las herramientas, por lo que las organizaciones recurren a hojas de cálculo para manejar cosas como análisis predictivo de fallas, análisis de efectos de fallos y las simulaciones de confiabilidad.
¿Las buenas noticias? La implementación de una solución de GEA (Gestión de Estrategias de Activos) elimina los resultados inconsistentes de las estrategias de activos e impulsa la mejora continua de la confiabilidad. La Gestión de Estrategias de Activos ayuda a responder al ‘qué’ y ‘cuando’ de mantenimiento, y está demostrando que ahorra dinero, evita el tiempo de parada y mejora el desempeño general del negocio.

Principales beneficios de la Gestión de Estrategias de Activos

El uso de una solución de GEA empresarial sobre hojas de cálculo ofrece un enorme valor a cualquier organización.

En primer lugar, como una solución estructurada, usted sabe que ha pasado por rigurosas rondas de pruebas por programadores experimentados. Los errores de fórmula simplemente no existen.

¿Qué pasa con el error humano? Una solución GEA le ayuda a evitar los errores de entrada de usuario a través de la validación y verificación de datos. Usted puede configurar las reglas de negocio y la lógica que muestra de inmediato si se ha cometido un error. Por ejemplo, puede configurar el campo como obligatorio: un usuario debe ingresar un número para avanzar al siguiente campo, incluso puede especificar qué número o números pueden ser.

Competitive Advantage in a Business Competition Environment 3D IGEA ofrece enormes ganancias de eficiencia. Hemos visto que toma casi tres años para desarrollar una estrategia de gestión de la confiabilidad utilizando hojas de cálculo Excel. Utilizando una herramienta de software GEA empresarial, las estrategias de confiabilidad complejas pueden comenzar a funcionar en seis meses.

La eficiencia también se encuentra en la reducción del número de archivos que se están utilizando. Si utiliza hojas de cálculo para gestionar los programas de mantenimiento, es común tener una hoja de cálculo diferente en cada sitio. Un cambio que necesita desplegarse a nivel global requiere un gran esfuerzo y conlleva un riesgo de error. Cuando los datos se consolidan en un sistema GEA, los cambios pueden hacerse de manera singular y global. Los estudios de confiabilidad interactúan sin problemas con el sistema de gestión de mantenimiento, CMMS, sin problemas de versiones y/o pérdida de datos. Quizás el beneficio más significativo de una solución GEA es su capacidad para facilitar la toma de decisiones basada en el riesgo. Las hojas de cálculo no proporcionan análisis en tiempo real para orientar las decisiones informadas. Con el sistema adecuado de gestión de estrategias de activos en su lugar, todas las métricas clave que necesita para tomar las decisiones críticas de negocio que podrían hacer o romper su negocio están a su alcance.

Para obtener más información sobre la Gestión de Estrategias de Activos, descargue nuestro último informe técnico “OPTIMIZAR SU ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO EN MENOS TIEMPO”

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